Samtykke: Generelle kommentarer, opmærksomhedspunkter og overvejelser

Den dataansvarlige (DTU) har bevisbyrden for, at den registrerede (den studerende) har givet samtykke til behandlingen af personoplysninger.

Samtykket skal være specifikt. Dataansvarlig skal således beskrive hvori databehandlingen ligger.

Samtykket skal journaliseres (i DOCX).

Administrativ fortegnelse

Derudover skal der føres en administrativ fortegnelse over behandlingen af personoplysninger. Se desuden punkt B nedenfor om behandlingsgrundlag.

• Hver enkelt Samtykkeerklæring skal ikke føres ind i fortegnelsen.
• Det vurderes, at én fortegnelse per institut/enhed er tilstrækkelig for samtlige optagelser på institut/enhed.
• Persondatakoordinatoren på det enkelte institut/enhed kan hjælpe med at føre fortegnelsen eller instruere i hvorledes den føres.

Læs mere om Tværgående Administrative Fortegnelser på DTU Inside (kræver DTU login).

Behandlingsgrundlaget samtykke findes i Databeskyttelsesforordningen art. 6, stk. 1 (a)

1. Behandlingen er kun lovlig, hvis og i det omfang mindst ét af følgende forhold gør sig gældende:
   1. Den registrerede har givet samtykke til behandling af sine personoplysninger til et eller flere specifikke formål.

Traditionelt betragtes behandlingsgrundlaget samtykke, som et såkaldt svagt behandlingsgrundlag.

Primær årsag er, at den registrerede til enhver tid, har ret til at trække sit samtykke tilbage, hvormed behandlingen af personoplysninger skal ophøre.

Omvendt betragtes samtykke som et af de behandlingsgrundlag, der oftest giver den registrerede den bedste beskyttelse, idet den registrerede selv kan bringe behandlingen af sine personoplysninger til ophør.

Tilbagetrækning af samtykket berører ikke lovligheden af den behandling, der er baseret på samtykke inden tilbagetrækningen.

De nærmere krav til betingelser for samtykke findes i Databeskyttelsesforordningen art. 7.

Behandlingsgrundlaget skal fremgå af fortegnelsen, jf. ovenfor litra A.

Videomaterialet må ikke anvendes førend samtykke er indhentet fra den studerende.

I forbindelse hermed bør det på instituttet besluttes, hvorledes det dokumenteres, at samtlige studerende har givet samtykke, alternativt, hvorledes billede og stemme af de studerende der ikke har givet samtykke, klippes ud af optagelserne.

Den studerende bør klippes helt ud af optagelserne. En ændring af stemme eller filter over ansigt, vil ikke være tilstrækkelig til at bringe behandlingen af personoplysninger til ophør.

Manglende udfyldelse af Samtykkeerklæringen (passivitet fra den studerendes side) er ensbetydende med, at der ikke er givet samtykke..

Bemærk, at Samtykkeerklæringen kun vedrører selve det persondataretlige samtykke. Således har den ikke indflydelse på andre regler, som f.eks. ophavsretslige forhold. 

DTU tilbyder institutter og centre adgang til en formular i Microsoft PowerApp der kan bruges til indhentning af samtykker. Læs om dette nederst på denne sidee.

Den studerende skal have mulighed for, på et hvilket som helst tidspunkt at trække samtykket tilbage, og det skal være lige så let at trække et samtykke tilbage, som at give samtykket.

Det børpå instituttet overvejes, om der skal laves procedure for behandling i forbindelse med, at et samtykke trækkes tilbage, herunder at relevante videooptagelser blokeres indtil den studerende er redigeret ud af optagelserne.

I tilfælde et samtykke trækkes tilbage, og dermed behandlingen af personoplysninger ophører, bør selve dokumentationen for samtykket i princippet ikke opbevares længere, medmindre der er saglige grunde for ikke at slette samtykket.

Samtykket bør kun indhentes, efter afslutning af kursus og eksaminer.

Det bør overvejes, hvem der skal stå som afsender af Samtykkeerklæringen. Dette må besluttes af Instituttet når man ønsker at foretage optagelse af undervisning til brug ved senere semestre hvor studerende medvirker. Man kan med fordel lade studieleder være afsender fremfor den kursusansvarlige. Til denne type optagelser af undervisningen frarådes det at lade underviseren være afsender.

Det vigtige her er, at en studerende der ikke ønsker at give udfylde samtykkeerklæringen, ikke må kunne frygte at dette vil blive bemærket af en underviser der f.eks. kan være specialevejleder for en studerende i følgende semestre.

Der bør laves procedurer der sikrer, at videooptagelser slettes, når de ikke længere er relevante.

Når videooptagelser slettes, er der i princippet intet behov for at gemme samtykkeerklæringer. Disse skal således ligeledes slettes.