DTU Meddelelser
Brug et kvarter på digital oprydning
I løbet af oktober sætter vi fokus på fire sikkerhedsvaner, som kan være med til at beskytte DTU’s data og systemer. Under overskriften ”Stronger cybersecurity. Together” præsenterer vi en ny sikkerhedsvane hver uge. Den første handler om digital oprydning.
Vi gemmer alle lidt for meget. Gamle mails, dubletter og afsluttede projektfiler har det med at blive liggende. Måske er du i tvivl om, hvad du må slette. Måske tænker du, at filerne kan blive nyttige senere. Eller måske virker opgaven ganske enkelt for stor til, at du får begyndt.
Derfor er opfordringen enkel:
Ryd op nu. Brug 15 minutter på at slette eller arkivere det, du ikke længere arbejder med. Vi har udarbejdet fem vejledninger (til download), der kan hjælpe dig i gang. Vælg én at begynde med:
Outlook
OneDrive
SharePoint & Teams
M-drevet
Personoplysninger
Vil du have et hurtigt overblik?
Brug tjeklisten (til download) til at finde ud af, hvor du skal begynde din digitale oprydning.
Start eksempelvis med gamle mails, de ældste eller største filer, tidligere versioner og dubletter. Fokuser på ét afgrænset sted. Du behøver ikke rydde op i alt på én gang.
Husk, at personoplysninger skal slettes, når formålet er opfyldt, og der ikke længere er et arbejdsbetinget behov for dem.
Hvorfor er oprydning vigtig?
Overflødig data skal stadig opbevares og beskyttes af DTU. Unødvendige data og kopier kan derfor:
øge mængden af information, der kan blive berørt ved en sikkerhedshændelse
betyde, at personoplysninger opbevares længere end nødvendigt
gøre det vanskeligere at bevare overblikket over gældende dokumenter, kopier og adgangsforhold
Slet ikke ukritisk
Oprydning betyder ikke, at alt gammelt skal slettes. Følg altid DTU’s retningslinjer for dokumentopbevaring, journalisering og arkivering.
Vigtige dokumenter skal ikke kun ligge i din mailboks. Hvis en mail eller fil skal bevares som dokumentation, skal den arkiveres efter DTU’s gældende procedurer, eksempelvis i DTU DOCX.
Når du rydder op:
Slet, hvis materialet ikke længere har et arbejdsbetinget formål og ikke skal bevares.
Arkivér, hvis materialet fortsat skal opbevares som dokumentation.
Gør oprydning til en vane
Når du afslutter et projekt eller en opgave, så gennemgå projektets filer. Slet eller arkivér dem efter anvisningerne i de fem vejledninger.
Det gør oprydningen mere overskuelig og reducerer risikoen for, at unødvendige data hober sig op.
Downloads
Listeindstillinger
Gå til messages.dtu.dk
Sidst opdateret af:
Nasrin Sharif Billie
Sender ikke til email